會展是會議、展覽、節事活動等集體性活動的總稱，是指在一定的地域空間由多個人集聚在一起形成的，定期或不定期的集體性的物質、文化、信息交流活動.它包括各種類型的會議、展覽展銷活動、體育競技活動、各種節事活動等，如廣交會、中國會展業高峰論壇、上海世界博覽會、奧運會、南寧國際民歌藝術節等都屬于會展的范圍.從會展所牽涉的知識領域來看，會展涉及信息管理、經濟、旅游、建筑設計、貿易、藝術等眾多學科領域的知識，有很強的綜合性。
1、會展策劃的內涵
策劃是指充分利用現有信息和資源，判斷事物變化發展的趨勢，全面構思、設計，選擇合理、有效的方案，使之達到預期目標的活動.策劃是一個綜臺性的系統工程，目標是起點，信息是基礎，創意是核心.會展策劃就是會展企業根據收集和掌握的信息，對會展項目的立項、方案實施、品牌樹立和推廣、會展相關活動的開展、會展營銷及會展管理進行總體部署和具有前瞻性PAN的活動.會展策劃對會展活動的全過程進行全方位的設計并找出最佳解決方案，以實現企業開展會展活動的目標。
成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合.會展策劃是對相關社會資源進行整合的過程，是一價‘系統工程.因此，用系統的觀念去認識資源，用系統的方法去分析整合資源，用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一.從會展策劃系統看，一般而言，會展策劃系統包括策劃者、策劃對象、策劃依據、策劃方案和策劃效果評枯等要素。
1)策劃者
這是會展策劃的主體，他要負責會展的項目開發、市場調研、方案策劃、銷售制定和營運管理等相關活動，起到控制全局、把握全局的作用，策劃者的素質高低直接影響策劃的質量.
2)策劃對象
它是會展策劃的客體，可以是某項整體會展活動，也可以是會展項目中的某一個要素，如會展項目宣傳、品牌設計等.
3)策劃依據
策劃依據既包活策劃者的知識結構、專業信息儲備，也包括會展項目的行業背景、政府的政策法規、市場4牛、企業本身的資源狀況等，它是會展項目策劃的基礎.
4)策劃方案
策劃方案即策劃者為實現會展策劃目標，針對策劃對象設計創意的一套策略、方法和步驟.
5)策劃效果評估
這是指對策劃方案實施的效果進行評估，為以后的會展項目策劃提供參考。
2、會展策劃的特點
會展策劃具有以下基本特點:
1)目的性
會展策劃是一項具有明確目標的活動，它是會展理論在會展活動中的具體應用.在進行會展策劃時，首先要明確會展活動應達到什么目的，如有的會展項目是以建立和維護展出者形象為目的，有的會展項目是以為參展商建立和鞏固客戶關系為目的等。目標設定旱講行策劃的首要任務，策劃者應圍繞目標進行方案設計.
2)系統性
會展策劃是對整個項目的運籌規戈J，是一個系統的、綜合的過程，不能只考慮某個方面的因素、實施某個方面的單一手段，在策劃時要針對會展項目的各個方面、各個環節進行權衡，會展項目的市場調研、豐顆的確定、項目的營銷、廣告、公關、人員安排、管理等必須一起配套考慮、綜合實施，這樣才能達到最好的效果。
3)風險性
人們在決策時總希望選擇達到目標的最佳途徑，但是內外部環境是在不斷變化的，許多因素是策劃者無法預測和控制的，因此對于會展策劃產生的結果總是存在一定的不確定性。在進行會展策劃時應盡可能將未來活動的不確定性及風險降到最了丙程度.
4)可行性
可1I是指會展策劃方案在實施過程中要切實可行.會展策劃方案必須經過圍繞策劃目標定位、實施方案、經濟效益等方面分析論證其切實可行才能實施。這要求策劃者對會展項目在衫ui過程中可能遇到的問題和障礙要有充分的考慮，設計好應對的策略，并月對企業自身的實力、企業外部情況要進行充分的了解和理智的分析.
3、會展策劃的作用
對于會展項目的組織者來說，會展策劃是會展運作的核心環節二對于參加會展項目的客戶來說，會展策劃提供的是參與會展項目的具體計劃.會展策劃的作用主要體現在以下四點:
1)統一企業的會展經營活動
會展策劃方案是會展企業經營活動的框架和行動指南，為會展項目的tWr提供總體的指導思想.它強調的是企業整體行動，各部門都要在方案的指導下統一行動，圍繞企業制定的目標實施各項活動、做好各項工作。
2)提高資源的利用效率
對于企業來說，所擁有的資源是有限的，如何合理和高效婦穌iJ用資源是提高企業效益、保障會展項目正常運轉以及企業長遠發展的重要保證.資源包括人力資源、資本、信息資源、時間資源等，好的會展策劃方案imi寸對資源的合理調配、組合，充分挖掘各種資源的潛力，實現資源的充分利用。
3)減少企業的經營風險
“人無遠慮，必有近優“，會展企業在激烈的市場竟爭中，由于內外部的環境不斷變化，會遇到各種風險和威脅。會展企業在項目活動展開前經過精心策劃，可以幫助企業避開各種風險，實現企業的穩健發展。
4)增強企業的競爭能力
好的會展策劃方案能夠充分發揮企業的自身優勢，利用一切可以利用的條件和機會，最大限度地M寺企業的主動性，增強企業的競爭能力，從而增加企業在市場競爭中達到預期目標的機會.
