根據(jù)商務交流舉行的地點的不同，可以將它分為客座交流、主座交流、客主座輪流交流以及第三地點交流。客座交流，即在交流對手所在地進行的交流。主座交流，即在我方所在地進行的交流。客主座輪流交流，即在交流雙方所在地輪流進行的交流。第三地點交流，即在不屬于交流雙方任何一方的地點所進行的交流。
以上四種交流會地點的確定，應通過各方協(xié)商而定。倘若我方擔任東道主，出面安排交流，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說：“禮多人不怪”，其實在交流會中，又何嘗不是如此呢？！在交流會的臺前幕后，恰如其分地運用禮儀，迎送、款等、照顧對手，都可以贏得信賴，獲得理解與尊重。在這個意義上，完全可以說在交流會上主隨客便，主應客求，與以“禮”服務實際上是一回事。
在交流會上，如果我方身為東道主，那么不僅應當布置好交流廳的環(huán)境，預備好相關的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。
只有在某些小規(guī)模交流會或預備性交流會的進行過程中，座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式交流會時，則對它不能不予以重視。因為它既是交流者對規(guī)范的尊重，也是交流者給予對手的禮遇。舉行雙邊交流時，應使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐于桌子兩側。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應屬于客方；肯對正門的一方為下，應屬主方。若桌子豎放，則應以進門的方向為準，右側為上，屬于客方；左側為下，屬于主方。
在進行交流時，各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側變坐。假如需要譯員，則應安排其就座于僅次主談人員的位置，即主談人員之右。
舉行多邊交流時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為交流桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時，依舊講究有關各方的與會人員盡量同時入場，同時就座。至少，主方人員也不應在客方人員之前就座。
在交流的一般過程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等，無不對交流構成重大的影響。商務禮儀規(guī)定，商界人士在參加交流會時，首先要更新意識，樹立正確的指導思想，并且以此來指導自己的交流表現(xiàn)。這就是所謂交流的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求交流者在莊嚴肅穆、劍拔弩張地交流會上，以禮待人，尊重別人，理解別人。具體來說，它又分為以下六點：交流的第一點方針，是要禮敬對手。禮敬對手，就是要求交流者在交流會的整個過程中，要排除一切干擾，始終如一地對自己的交流對手講究禮貌，時時、處處、事事表現(xiàn)得對對方不失真誠的敬意。
在交流過程上，不管發(fā)生了什么情況，都始終堅持禮敬對手，無疑能給對方留下良好的印象，而且在今后的進一步商務交往中，還能發(fā)揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。調(diào)查結果表明，在交流會中，能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在交流桌上，保持“紳士風度”或“淑女風范”，有助于贏得對手的尊重與好感。
與此相反，假如在交流的過程中，舉止粗魯、態(tài)度刁蠻、表情冷漠、語言失禮，不知道尊重和體諒對手，則會大大加強對方的防衛(wèi)性和攻擊性，無形之中傷害或得罪對方，為自己不自覺地增添了阻力和障礙。
交流的第二點方針，是要依法辦事。在商務交流中，利益是各方關注的核心。對任何一方來說，大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下，則會“兩利相權取其大，兩害相權取其輕”。雖則如此，商界人士在交流會上，既要為利益而爭，更需謹記依法辦事。
所謂在商務交流中應當依法辦事，是要求商務人員自覺地樹立法制思想，在交流的全部過程中，提倡法律至尊。交流者所進行的一切活動，都必須依照國家的法律辦事，惟其如，才能確保通過交流所獲得的既得利益。法盲作風、僥幸心理、鋌而走險、目無法紀、都只會害人、害己，得不償失。
有一些人在實踐中，喜歡在交流中附加人情世故。它如果是指注重處理與對手的人際關系，爭取促進雙方之間的理解與尊重，那么則是正確的。假若指的是要在交流中搞“人情公關”，即對對方吹吹打打，與對手稱兄道弟，向?qū)Ψ绞┲孕《餍』荩瑒t是非常錯誤的。實際上，這是小農(nóng)意識在作怪，而且無濟于事。因為人情歸人情，生意歸生意，任何有經(jīng)驗的商界人士，都是不會在交流會上讓情感戰(zhàn)勝理智的。在交流中，過多地附加人情，甚至以為此重點，實在是誤入歧途。說到底，犯了這種錯誤的人，是沒有法制觀念，而且不懂得應當怎樣做生意。
交流的第三點方針，是要平等協(xié)商。交流是什么？交流就是有關各方在合理、合法的情況下，進行討價還價。由此可見，交流實際上是觀點各異的各方經(jīng)過種種努力，從而達成某種程度上的共識或一致的過程。換言之，交流只會進行于觀點各異的有關各方之間，所以假如離開了平等協(xié)商，成功的交流便難于設想。在交流中要堅持平等協(xié)商，重要的是要注意兩個方面的問題：一方面，是要求交流各方在地位上要平等一致、相互尊重。不允許仗勢壓人、以大欺小。如果在談判的一開始有關各方在地位上便不平等，那么是很難達成讓各方心悅誠服的協(xié)議的；另一方面，則是要求交流各方在交流中要通過協(xié)商，即相互商量，求得諒解，而不是通過強制、欺騙，來達成一致。
在交流會上，要做到平等協(xié)商，就要以理服人。要進行交流，就要講道理。要以理評理、無理找理、說理堅持一成不變。這樣的話，就容易“自成一說”，說服對方。
交流的第四點方針，是要求同存異。有一位馳名世界的談判大師說過：“所謂交流，就是一連串的不斷地要求和一個又一個不斷地妥協(xié)。”他的這句大白話，肯定會有助于商界人士深化對交流本質(zhì)的理解。
在任何一次正常的交流中，都沒有絕對的勝利者和絕對的失敗者。相反，有關各方通過交流，多多少少都會獲得或維護自身的利益，也就是說，大家在某種程序上達到了妥協(xié)，彼此都“山重水復疑無路，柳暗花明又一村。”
有經(jīng)驗的商務人員都清楚，有關各方既然同意坐下來進行交流，那么在交流桌上，就絕對不可以堅持“一口價”，一成不變，一意孤行。否則就是作繭自縛、自欺人人。原因十分簡單，在交流桌上，有關的一切議題，都是大可一談的。
在交流會上，妥協(xié)是通過有關各方的相互讓步來實現(xiàn)的。所謂相互讓步，意即有關各方均有所退讓。但是這種相互讓步，讓不等于有關各方的對待讓步。在實踐中，真正的對等讓步，總是難以作出的。在交流會上所達到的妥協(xié)，對當事的有關各方只要公平、合理、自愿，只要盡最大程序維護或爭取了各自的利益，就是可以接受的。
交流的第五點方針，是要互利互惠。上述之所以反復地強調(diào)：最理想的交流結局，是有關各方達成了大家都能夠接受的妥協(xié)。說到底，就是要使有關各方通過交流，都能夠互利互惠。
在商務交往中，交流一直被視為一種合作或為合作而進行的準備。因此一場商務談判的最圓滿的結局，應當是交流的所有參與方，都能各取所需，都取得了一定成功，獲得了更大的利益。也就是說，商務交流首先是講究利益均沾、共同勝利的。如果把商務交流視之為“一次性買賣”，主張贏得越多越好，甚至要與對手拼個“你死我活”，爭取以自己的大獲全勝和對手的徹底失敗，來作為交流會的最終結果，則必將危及與對方的進一步合作，并且使社會上對己方產(chǎn)生“心狠手辣”、“不能容人”的惡劣印象。
因此，商務人員在參加交流會時，必須爭取的結局應當是既利己，又利人的。現(xiàn)代的商界社會，最講究的是伙伴、對手之間同舟共濟。既要講競爭，又要講合作。自己所獲利的利益，不應當建立在有害對手或伙伴的基礎上，而是應當彼此兩利。對于這種商界的公德，商務人員在交流中務必應當遵守。
交流的第六點方針，是要人事分開。在交流會上，交流者在處理己方與對手之間的相互關系時，必須要作到人與事分離，各自分別而論。
在交流中，要將對手的人與事分開，是要求商界人士與對方相處時，務必要切記朋友歸朋友、交流歸交流，對于二者之間的界限不能混淆。
正確的認識，是應當在交流桌上，大家彼此對既定的目標都志在必得、義不容情。因此，既不能指望對手之中的老朋友能夠“不忘舊情”，良心發(fā)現(xiàn)，對自己“手下留情”，或是“里通外國”，也不要責怪對方“見利忘義”，“不夠朋友”、對自己“太黑”。
業(yè)已明言：商務交流并不是一場你死我活的人與人的戰(zhàn)爭，因此商務人員對它應當就事論事，不要讓自己對交流對手主觀上的好惡，來妨礙自己解決現(xiàn)實問題。
商界人士在交流會上，應當理解交流對手的處境，不要對對方提出不切實際的要求，或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報感情。同理，商界人士在交流會上，對“事”要嚴肅，對“人”要友好。對“事”不可以不爭，對“人”不可以不敬。不然的話，商務人員要是在商務交流中“小不忍則亂大謀”，那可就怪不得旁人了。在商界，有一句行話，叫作“君子求財不求氣”。它再次告誡各位：意氣用事，在商務交往中的任何場合，其中自然也包括交流會在內(nèi)，都是弊大于利的。
商界同時還流行著另外一句名言，叫作“君子愛財，取之有道”。將其應用于交流之中，也是合情合理的。它告訴商界人士，要想在商務交流之中盡可能地維護己方的利益，減少己方的損失，就應當在交流的方針、策略、技巧上下功夫，從而名正言順地在交流會上獲得成功。要是心思用到了其他地方，甚至指望以見不得陽光的邪門歪道出奇制勝，不得癡心妄想，便是自欺欺人。
